Инструкции за ръчно шиене на файлове, листове и папки с конци

Когато чуят думата „шия“, повечето хора се сещат за неща: панталон, чаршаф, възглавница, калъфка за възглавница, яке или дори мека играчка. Малко хора осъзнават, освен ако, разбира се, не са офис служители, че можете да шиете и документи. Понякога това е много по-важно от шиенето на калъфка за завивка. Както знаете, почти всички организации и предприятия вече са преминали към вътрешно електронно управление на документи при сътрудничество с контрагенти и дори при подаване на данъчни декларации за доходи и съдебни решения.

Въпреки общата компютъризация, хартиените документи все още са важни за юридическите лица. За да се предотврати загубата или объркването на документи, те трябва да бъдат подшити. Въпреки привидната простота на процеса, той е много важен, така че всеки трябва да знае как правилно да подшие документи на ръка, как да заведе дела. Повече за това по-долу.

Какви документи се подшиват в офисната работа

Документите трябва да бъдат зашити, за да не бъдат загубени или подменени, а също и поради огромното количество документация, те се зашиват при необходимост, което помага да се избегне объркване.

Обикновено се подшиват документите, които трябва да бъдат представени в архиви, изпратени за докладване или които имат особена стойност за собственика.

Списък с документи, които трябва да бъдат зашити безпроблемно:

• Проверка;
• Архивни;
• Счетоводство;
• Персонал.

Необходими материали за шиене на документи с конци

Ако шиете документи по класическия метод, трябва да имате следните материали със себе си:

• Корици. Има три вида: обикновени - размерът на такива корици е 22,9 на 32,4 см (този размер е подходящ за стандартна документална хартия с размер А4); нестандартни - кориците от този тип се използват, когато размерът на хартиите се различава от стандартния; за архивно съхранение - такива корици се произвеждат в голям брой формати (изработени са от много твърд картон и това допринася за дългосрочното съхранение на документацията).
• Сертификационен лист. Когато документацията е напълно зашита и номерирана, е необходимо да се направи сертификационен надпис. Той се прави на отделен лист хартия и се намира на гърба на последния лист от папката. Бележката трябва да бъде залепена със специално лепило, за да не падне с времето.
• Ножици и лепило.
• Перфоратор.
• Игли с различни размери, конец, шило, въже или канап.

В обичайния случай листовете на документите се закрепват с конци. Така се свързва малък куп хартия. За този вид шиене обикновено се използват игла и перфоратор за канцеларски материали, след което конецът се закрепва с стикер за подпис, показващ, че документацията е заверена. За закрепване на много листове хартия се използва дебел канап или отвертка.

Как правилно да шиете документи: инструкции стъпка по стъпка

Има няколко варианта за шиене на файлове и документация. Разликите между тях са, че всички методи имат различен брой дупки и разстояние между тях.

В две дупки

Най-опростен метод. Подходящ е за документи, които няма да бъдат представени за разглеждане по-късно. За да направите това, трябва да направите следното:

1. Разпечатайте и сгънете листовете по ред;
2. Използвайте перфоратор, за да създадете малки дупки;
3. Прокарайте конеца през дупките, така че да има място за възел от предната страна;
4. Изрежете малък лист от листа за шиене и го залепете върху възела, така че краищата на конеца да стърчат отдолу.

В три дупки

Първо, маркирайте местата на необходимите отвори, за предпочитане по средата, освен ако не е необходимо друго. Отворите трябва да са разположени на еднакво разстояние един от друг и по левия ръб на документацията. След това направете следното:

1. Използвайте игла, за да направите дупка в средата на лявата страна на листа, така че иглата да влиза от задната страна и да излиза от предната страна.
2. Направете втора пункция. Иглата трябва да влезе от предната страна и да излезе от задната страна.
3. Направете третата дупка. Иглата трябва да влиза от задната страна и да излиза от предната.
4. Прокарайте иглата отново през първия отвор и завържете възел, оставяйки опашка от около 7 см.
5. Поставете листа с фърмуера.
6. Абонирайте се.

В четири дупки

Често те изискват шиене в повече от 3 дупки. Възниква въпросът как да шиете калъфи с конци в 4 дупки. Последователността от действия, ако трябва да разберете как да шиете калъфи в 4 дупки, е следната:

1. Направете дупки с игла;
2. Поставете иглата от грешната страна през отвор номер две;
3. Прекарайте нишките през първия отвор отдясно;
4. След това иглата влиза в двата отвора отдясно;
5. След това иглата влиза в третата дупка отдясно;
6. След което се извършва преходът към левия протокол;
7. Преминаваме към третата дупка;
8. Необходимо е да се направи изход от обратната страна и да се закрепи с възел.

В пет дупки

Този метод се използва рядко. Обикновено са необходими 3-4 дупки. Увеличаването до 5 дупки показва, че подобна документация е много важна и изисква стриктно отчитане.

Алгоритъмът за вдяване на конеца в иглата зависи от номера на отвора:

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.
• Последната стъпка е да закрепите конеца с възел.

Характеристики на мигането на документи: полезни съвети

Преди да започнете работа по шиене на документи, трябва да се запознаете с всички правила и тънкости, както и да изучите стандартните изисквания за тази процедура. Сертификационният лист се залепва към възела и конеца, като се използва лепило или PVA за това. След това върху листа се поставят подписът на ръководителя на институцията, датата на шиене и печатът на предприятието.

Съществува огромно количество различна документация, която също трябва да бъде подвързана. Това включва снимки, чертежи и диаграми. Такива документи заемат цялата площ на листа и затова е необходимо да бъдат номерирани на гърба. В случай на карти и чертежи, се използват два листа А4, но те са номерирани с един и същ номер и всеки използван лист е посочен в бележката.

Как да номерирате листове

Преди да започнете да номерирате листове, трябва да проучите няколко условия:

• Номерирането започва от едно, като се използват арабски цифри;
• Ако има плик с писма, тогава първо се номерира самият плик, а след това всички останали приложени документи;
• Когато към документацията са приложени други документи, които вече имат номера, те все още трябва да бъдат маркирани по ред;
• Номерата на листовете трябва да бъдат поставени в горния десен ъгъл на всеки лист, без да се поврежда текстът на документа;
• Не се изисква номериране за инвентара;

• Листовете с нестандартен формат трябва да бъдат разгънати и едва след това номерирани в горния десен ъгъл;
• В случай на карти и чертежи се използват два листа А4, но те са номерирани с един и същ номер и всеки използван лист е посочен в бележките;
• Когато снимките и сертификатите са залепени само от едната страна, те се номерират отделно.

Как да сертифицирам подшит документ

След приключване на процедурата се прави заверителен надпис. Той се съставя на отделен лист и се поставя върху последния лист от вече подготвените документи. Бележката трябва да съдържа броя на всички номерирани страници, които са били подшити, както и да описва състоянието на документите, евентуални петна или скъсани листове. Надписът се подписва и заверява от ръководителя на организацията, като се посочва неговата длъжност и дешифрирането на подписа.

Сертификационният надпис трябва да бъде залепен с висококачествено лепило, за да остане надежден дори след дълъг период от време. Необходим е и печат, който трябва да обхваща не само надписа, но и част от листа с документа.

Регулаторни актове относно мигането на документи

В някои случаи, например, ако има допълнения, е позволено да се използва номериране с букви. Важно е да се помни, че номерата се поставят в горния десен ъгъл. Според класическия метод, листовете се закрепват с конец, ако става въпрос за малък обем хартии. При този метод се използва перфоратор или игла.

Стикерът за доверие не може да се залепва с помощта на самозалепващ се материал и силикатно лепило или лепило-стик. В допълнение към тези препоръки съществуват редица други отраслови разпоредби, които установяват правилата за зашиване на бизнес документи.

И така, разгледахме как правилно да шием файлове на ръка с игла и конец и да шием листове с 4 или повече дупки. Да се ​​научим как да шием папки и други документи със скрити шевове не е трудно.